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律师:Word用得好,每天下班早

作者:徐州律师 发布于:2016-4-14 2:18:57 点击量:

  几乎每位律师都用Word,并且相当一部分人对word的使用都自信满满。想想,你一定在自己的简历上面写着“精通Word”吧。但奇怪的是,如果有人问他们,“Word里面的样式功能是什么?”却有一大半的“精通Word”的律师答不上来……,徐州律师小编整理介绍。

  更要命的是,有些律师让自己的助理整理一个素材,拿到助理给自己的修改材料就想哭了……天哪,都不用个修订模式,鬼知道删了什么改了什么……

  工欲善其事,必先利其器。为避免上面的囧事出现,教律师们十招Word使用秘籍,好让大家早早下班回家。

  (注:下文将以Word 2016 for Mac为例,Windows版本大同小异。)

  1第一招:修订模式

  ▲审阅选项卡下的“修订”功能

  不要吃惊,时至今日,还真有许多人不知道Word里面有备注和修订的功能,而直接在原文上面以标红或者高亮作为修改的记号。

  你考虑过接收文件方的感受么?这可不是只有1000字的短文啊,是58页的合同文本啊啊啊!这些长达数十页的合同、法律意见书等,如果直接删改,无疑会对下一个接手文档的同事造成很大的困扰,新手尤其要避免这样的常识性错误。

  在Word审阅选项卡里面开启修订选项后,你对文档所做的任何修改都会被记录并署名。其他人可以快速了解谁,什么时候,在哪里进行了什么修改。这些信息,对于修改文档来说至关重要。

  ▲修订模式示例

  特别提示!在使用修订和批注功能之前,记得在Word设置里面修改自己的名称,不然你修改过的东西,很有可能显示修订者为Administrator或者是一些乱七八糟的电脑品牌名。

  2第二招:比较模式

  如果对方已经直接在原文上修改,将文档改得江山一片红后发给你,你的客户又需要你马上将最终版发给他,要怎么办?只要你还保留有上一个版本的文档,就可以用Word内置的“比较”功能来迅速定位修改过的地方。

  ▲审阅选项卡下的“比较”功能

  随便拿一份小编以前写的文章为例,假设一个是修改前的,一个是修改后的,对方没有用修订模式,而是直接在文章里面修改了,通过比较功能,可以实现与修订模式类似的效果:

  ▲比较模式的效果

  在左侧,可以统计全文的修改数据,如插入、删除以及移动的内容等,实现快速定位。“比较”功能也从侧面反映出备份不同版本文档的重要性,如果你是改一份删一份的话,神仙也救不了你。

  3第三招:大纲级别与大纲视图

  法律人对逻辑要求之高不言而喻,而Word里面的大纲级别,可以很好体现一份文档的逻辑结构。大纲视图功能可以将一份冗长的文书转化成一份提纲,可以快速浏览并调整各大标题的级别,对于需要严密逻辑的法律文档来说,非常实用。

  ▲大纲视图按钮

  以本文为例,本文分为了十二个“一级标题”,包括引言,十个“招数”以及最后的总结。大纲视图看上去是这样的:

  ▲大纲视图

  很明显,这是小学就学过的“总分总”结构。在左上角部分,我们可以根据需要,修改这些文字的大纲级别,右边则可以选择显示的级别。

  ▲选中想要修改的文字,然后按左上角的菜单选择大纲级别

  由于本文结构比较简单,不需要进行进一步分级。但对于内容繁杂的法律文书来说,对各级标题进行分级后,通过大纲视图,可以一目了然看到文书的逻辑顺序和结构,便于梳理逻辑顺序,发现潜在的逻辑错误。

  同时,设置好大纲级别后,我们可以使用自动目录功能,自动生成文章的目录。

  ▲自动目录功能

  自动生成的目录样式专业美观,一目了然。

  ▲自动生成的目录

  4第四招:样式

  清除了格式之后,这么多格式要改,难道要一个一个去选中改字体改加粗吗?其实,Word里面有一个经常被忽视的大杀器,可以极大提高律师的工作效率。从Word 2007开始,Word都会将样式放在最显眼的右上角,但许多人表示从来没有用过这个功能。试想,微软会把这个最显眼的空间浪费在没有用的功能上吗?

  在网页开发以及Word里面,有这么一个概念,叫做“内容与样式分离”,形象的理解,可以将内容视为你的脸,而样式(英文为 Style,更加形象)则是脸上的化妆品。文档里面的文字就是内容,而在内容上面的“格式”,如字体,加粗,行间距等,就是所谓的样式。

  不少人会一边写文档,一边调字体格式。但更高效的做法应该是“先内容,后样式”,就是先把内容写好,格式最后再来统一处理。以本科毕业论文为例,学校大多会对格式进行严格要求,如一级标题、二级标题、正文等都有不同的要求,如果你一个一个去调字体,调大小,调对齐方式,就真的…… 你效率这么低,你妈妈知道吗?

  ▲样式应用例子

  5第五招:云

  如果你在修改一份合同的时候,正当快修改完的时候文件突然损坏……你的心里阴影面积一定是全部覆盖。若重写,简直不能忍,代价巨高。

  作为具有高度规避风险意识的律师,怎么能对自己的工作成果掉以轻心呢?云备份哇!随时保存自己的工作成果,以防万一。

  市面上有许多云备份的服务,包括微软官方的OneDrive,以及百度云,金山快盘等。这些服务大多都包含有文档历史纪录功能,可以回溯到任意一个保存过的版本。

  ▲微软One Drive的历史版本功能

  历史版本功能,对于律师来说,作用不仅仅是恢复文档,更是追踪文档修改历史的利器,对于一些需要长期跟进的项目来说,这个功能非常实用。当然,对于文档备份有更高要求的律师,不可过度依赖云备份,物理备份,如U盘、移动硬盘的备份也是必不可少的,小编就曾经遇到过连云备份的文档都无法恢复的情形。

  除此以外,云备份的另一个好处是可以随时随地修改文档。就算是你电脑没在身边,在手机或者平板上安装一个Word,也可以在云上应急修改文档。云功能就像是一份保险,你不用的时候觉得没有什么用,但当你真正需要用到的时候,往往可以救你一命。

  6第六招:快速另存为PDF格式

  自office 2007版本起,office所有组件自带另存为pdf格式功能。从此不必再找工具软件将word文档转为pdf,直接选择,文件,另存为,格式选择pdf即可。

  7第七招:不要再狂敲回车来换页了

  写文书难免遇到需要换页的时候,如果你还在用狂敲回车来换页的话,小编对你电脑的回车键寿命表示担忧。换页最简单快捷的方法,是按Ctrl + Enter(苹果:Command + Enter)进行分页。

  如果你进行过操作,乍一看上去,两种方式似乎没有什么区别,但开启了显示编辑标记/显示所有非打印字符后,就可以看到区别。

  ▲显示编辑标记/显示所有非打印字符 按钮

  ▲两种换页方式的区别

  使用分页功能,而不是狂敲回车的好处有二,第一是节省时间,第二是可以建立外观更加专业的文档。

  8第八招:“查找”功能,快速定位

  如果需要在一篇非常长的文章里面,快速定位某个关键词,我们可以尝试用“查找”功能,快捷键是Ctrl + F (苹果:Command + F), F代表“Find”的意思。

  通过这个功能,我们可以快速定位如关键法条、关键合同条款等信息,不需要再一页一页用肉眼去找。

  小提示,“查找”功能在许多软件里面都可以使用,如浏览器、PDF阅读器等,快捷键一般都是Ctrl + F。善用查找功能,可以在检索上节省大量时间。

  9第九招:粘贴到底选哪个?

  在粘贴内容到Word的时候,每次我们都能看到一个小按钮弹出来,一般会有三个选项,分别是“保留源格式”、“匹配目标格式”以及“只保留文本”。

  ▲粘贴时出现的小按钮

  保留源格式主要用于跨文档粘贴的情况,例如你在某个网站复制了某个法条,希望保留这个网站上的格式,就可以选保留源格式。但如果你从多个网站复制内容,全都保留源格式的话,文档的格式会变得混乱不堪。

  这时候,可以选匹配目标格式。匹配目标格式,是让所有外来的复制信息,与你现有文档的格式进行匹配,别人都得跟随你的格式走。可以达到更加整洁的文档外观。

  但小编更常用的是最后一个“只保留文本”,后期再用样式功能统一处理。只保留文本的好处在于,它一定程度上相当于“清除所有格式”,可以确保格式不会被弄乱。

  若你不确定要选哪个,就直接选“只保留文本”,方便后期的进一步修改。

  10第十招:文档分屏

  写法律文书等时候,常常需要回到文档的前面参考一些内容,然后又回到后面继续写。如果文档较短还好,但如果是几千甚至上万字的长文,反复几次,很快就会眼花缭乱。其通过Word的分屏(拆分)功能,可以很好解决这个问题。

  ▲拆分按钮

  在按下“拆分”按钮后,文档便分为了上下两个窗口,上下两个窗口都可以独立滚动,你可以根据自己的需求进行调整,不需要再来回折腾。是不是很方便呢?

  ▲拆分后效果

  用好Word意味着早点下班

  当然,Word的使用技巧还有很多,小编在此抛砖引玉,希望大家能够充分发掘Word里面的各种功能,将时间用在刀刃上,早点下班。

  随着云技术的普及,Office系列软件也进入了云时代,目前微软主推的是Office 365,将Office转变成为一种服务。我们可以形象理解Office 365为“年费会员”,以年为单位销售服务使用权,让你第一时间用到最新的Office。

  对于法律人来说,一年百来块钱不算很多,而且,我们还有万能的淘宝呢。

  P.S.:还在用Word 2003的律师们,今年好像是2016年了吧?



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